Uma busca rápida na internet e vamos nos deparar centenas de vezes com a definição de compliance ou Comply,em inglês: “agir em sintonia com as regras”, ou, falando de forma mais didática “estar absolutamente em linha com normas, controles internos e externos” nas empresas e sem deixar de lado, todas as políticas e diretrizes estabelecidas para cada tipo de negócio.

Sim, parece missão impossível, Mas não é. O conceito Compliance, apesar da abrangência, traz benefícios que vão além do mundo das empresas. É algo que transcende os aspectos operacionais para permear também os campos da ética e da moral das pessoas.

No âmbito corporativo, o Compliance tem a missão de assegurar que a empresa esteja cumprindo à risca todas as imposições dos órgãos de regulamentação, dentro de todos os padrões exigidos de seu segmento. E isso vale para as esferas trabalhista, fiscal, contábil, financeira, ambiental, jurídica, previdenciária, ética, entre outras.

Estamos falando de um projeto de melhoria contínua, norteado por um conjunto de regras e instruções que previnem violações na conduta dos negócios.

É de responsabilidade do setor de Compliance detectar e monitorar atividades, auditorias, canais de denúncias e procedimentos de monitoração, por fim, responder objetivamente e de forma inequívoca as possíveis violações, dando suporte à alta administração.

Dos bancos para todo tipo de negócio

Quando começou a ser adotado como princípio nas instituições bancárias, no início da década de 90, compliance era apenas sinônimo de adequação jurídica. Com o tempo, ficou clara a impossibilidade de implementar procedimentos de conformidade sem o conhecimento pleno dos processos internos, metodologias de trabalho utilizadas, políticas de estoques (quando existem), estratégias de gestão de pessoas, harmonização contábil, e muitos outros.

Hoje o conceito foi enriquecido e vai muito além de “interpretar leis” como era no princípio. Inclui ações que envolvem desde o “chão” da fábrica à sala do presidente da empresa.

Qualquer empresa que tenha como meta se consolidar no mercado a longo prazo precisa alinhar sua função de compliance aos objetivos estratégicos, missão, visão e valores da organização.

Domar leões e gatinhos

Obviamente que este não é um trabalho fácil. Mas com certeza maioria dos   empreendedores já sabe que implantar programas de Compliance é altamente compensador – tanto no aspecto jurídico quanto no social e mercadológico, trazendo mais sinergia para a realização dos seus objetivos estratégicos.

Para isso, o Compliance tem cinco pilares: identificação de riscos, desenvolvimento e implementação de mecanismos de controle, monitoramento e controle de riscos, resolução de dificuldades e orientação dos setores da empresa quanto às normas, regras e controles.

Para alcançar esses objetivos utiliza ferramentas que garantem a transparência e a legalidade dos processos, a apuração das irregularidades e a punição dos envolvidos em escândalos e problemas com a justiça.

Retorno sobre o investimento

Apesar da importância, alguns gestores ainda não dão a devida importância ao Compliance por conta dos valores para sua implantação e manutenção. E com isso acabam ignorando a amplitude dos benefícios que podem levar a empresa a um novo patamar no mercado.

Basta analisar, por exemplo, o preço da conformidade legal dos processos perante o custo gerado pelas não conformidades, que podem render enormes passivos administrativos e judiciais.

Uma boa alternativa é terceirizar a gestão do departamento de Compliance à escritórios que contam com equipe capacitada e know how para atuar em todas as frentes do programa.

Análise de Riscos

A implantação de um programa de compliance envolve a análise dos riscos naturais da rotina das empresas.

Alguns precisam permanecer o tempo todo no “radar” do empresário tais como questões trabalhistas e tributárias que envolvem os aspectos mais básicos para a existência da empresa, as autuações e sanções por parte da Administração Pública direta ou indireta, os danos ao patrimônio físico, as falhas em ferramentas de TI ou nos Sistemas ou na Segurança da Informação armazenada e compartilhada, falhas nas contratações com clientes, parceiros e fornecedores e é claro, as fraudes e os desvios financeiros.

E, independentemente do trabalho ser realizado por uma equipe de compliance interna ou terceirizada, como tem sido a opção de muitas empresas, mapear e gerenciar riscos traz vantagens importantes como:

• A redução de custos com passivos judiciais
• Neutralização de riscos de sanções administrativas e regulatórias, tais como autuações e multas;
• Planejamento e redução da carga tributária do negócio;
• Mais segurança jurídica nas relações comerciais com clientes, parceiros, fornecedores e demais interessados que compõem a cadeia produtiva da empresa;
• Conquista de mais credibilidade e promove um bom relacionamento com os órgãos de fiscalização;
• Proteção e melhoria da imagem institucional da empresa junto ao mercado, a investidores e acionistas;
• Aumenta a competitividade e lucratividade do negócio.

 Rotinas e processos

Para elaborar normas que reflitam com exatidão os riscos da atividade empresarial, identifiquem a gravidade de cada um e ainda facilitem os controles, é preciso mapear cuidadosamente as rotinas e procedimentos de cada área. Com isso, é possível identificar, por exemplo, todas as quebras de legislação (ou riscos de quebras), assim como a frequência com que ocorrem.

Uma vez mapeados e discriminados os riscos (conforme a gravidade e probabilidade), inicia-se a elaboração das regras e marcos de controles internos que deverão permear cada um dos processos da gestão.

Prioridades

Logicamente, por questões de custo e tempo, as empresas não costumam investir na cobertura de absolutamente todos os riscos de imediato. Elegem as prioridades, ou aqueles riscos que podem representar prejuízos mais significativos.

O importante, nisso tudo é não minimizar a força e a importância de um programa de Compliance seja qual for a atividade e o tamanho da empresa.

Isso talvez explique o fato das taxas de mortalidade das empresas brasileiras serem tão relevantes: com até 5 anos de vida beira os 50% no Brasil. Menos de 20% das empresas chegam aos seus 10 anos de vida, em geral, por falta de controles internos, falhas de gestão, respeito às normas e regulamentação.

Esta na hora de virar o jogo.

Treinamento e capacitação no Compliance 

Implementar compliance sem nenhum tipo de preparo pode ser um erro grave.

O primeiro passo para a implantação de qualquer tipo de processo, estratégia ou metodologia é treinamento e capacitação das equipes e nos programas de compliance isso é ainda mais evidente.

Treinar é essencial para que as novas práticas e atividades sejam desenvolvidas de maneira padronizada e com mais eficiência. Treinamentos com toda a equipe envolvida nos processos da organização são essenciais para tornar mais fácil a adaptação e o entendimento do método.

Os funcionários também precisam ter pleno conhecimento sobre benefícios proporcionados pelo complane . Os treinamentos fornecem a energia e a motivação necessárias para o êxito da estratégia.