Como manter equipes remotas motivadas e produtivas em tempos difíceis

Inicialmente o home office que era apenas uma possibilidade, de repente, tornou-se uma imposição de saúde pública para sobrevivência do emprego e dos mercados.

Num momento de total apreensão e incertezas, em que um vírus colocou a humanidade de joelhos como jamais se viu, motivar equipes é uma missão difícil, porém urgente e necessária.

Apesar do trabalho à distância ter sido uma meta acalentada por muitos, para uma infinidade de pessoas a mudança foi e tem sido tão drástica quanto inesperada.

Uma dica que não pode ser colocada de lado, por mais que pareça óbvia é a paciência redobrada por parte das lideranças, especialmente nesse período de adaptação. Afinal, estamos todos no mesmo barco e aprendendo juntos.

Um dia de cada vez: transpondo obstáculos

O principal problema em qualquer transição repentina na forma de trabalhar pode ser a dificuldade de comunicação.

E se já é um agravante para os ambientes de trabalho presenciais, no trabalho à distância é algo que precisa ser prontamente detectado e corrigido para que não se transforme numa bola de neve de mal entendidos e outros problemas. Afinal, somos humanos, e toda a nossa cultura é formada pela interação com as outras pessoas no nosso convívio diário.

Além desses, é preciso transpor outros obstáculos como o fato de que algumas pessoas simplesmente não funcionarem sem uma liderança presente. E ainda há que se respeitar a velocidade de cada colaborador para aprender a gerir o próprio tempo.

 

Mas como manter a serenidade e desenvolver estratégias de sinergia entre colaboradores e gestores?

 

Mais uma vez somos todos testados para consertar o avião em pleno voo. Isso pode até provocar alguns calafrios, mas não é nada que não possa ser resolvido com um pouco de planejamento, disciplina e ferramentas corretas.

 

Na realidade, essas táticas não contém nenhuma grande novidade, ou seja, já são aplicadas pelo mundo. O que muda agora é a velocidade da adaptação.

Portanto mãos à obra. Vamos lutar com as armas virtuais que temos, além do bom senso, cuidados e discernimento.

1 – Valorize cada vez mais a cultura empresarial

Para manter os funcionários motivados e engajados em trabalho remoto é de extrema importância que todos conheçam muito bem a essência do negócio e valorizem a cultura empresarial.

A fase de transição é perfeita para reforçar todos esses princípios, bem como os valores da empresa. Isso pode ser feito por vídeo mensagens motivadoras com um recado especial das lideranças, mensagens positivas e de conteúdo relevante com dicas de leitura e filmes para os momentos de lazer. Envie ainda todo material institucional da empresa como um play book ou algo do gênero, onde sejam sempre lembrados que ressalte a missão, visão e valores da empresa.

2Priorize a comunicação

Muitos erros e discussões acontecem por falhas na comunicação entre as pessoas. E quando se trabalha remotamente, o cuidado deve ser redobrado.

Na linguagem escrita, isso é ainda mais sério. Interpretar erroneamente o que o outro está dizendo vira rotina. Não ouvimos o tom de voz ou maneira como aquilo está sendo dito. Portanto, esse é um cuidado essencial.

Incentivar a comunicação positiva e a transparência entre colaboradores e gestores é de suma importância na adaptação ao trabalho remoto e ainda para manter a energia mais elevada num período de incertezas como o que estamos atravessando.

Use de todos os instrumentos para Fortalecer a ética e a transparência entre colaboradores e gestores, além da comunicação positiva. Mostre que, se restar alguma dúvida ou desentendimento, tudo deve ser esclarecido por meio de conversas.

3 – Utilize ferramentas adequadas

Para manter a força de trabalho remota envolvida e processos internos alinhados, utilizar ferramentas certas de organização e principalmente de comunicação faz toda a diferença. A seguir trazemos alguns exemplos. Veja as que melhor atendem às necessidades da sua equipe.

  • Zoom: ferramenta para realização de chamadas de vídeo. Permite fazer desde reuniões com apenas mais um integrante até chamadas com toda equipe reunida. Com ele é possível compartilhar a tela do computador além de ativar e desativar a câmera e o microfone quando necessário;

 

  • Trello:também é uma ferramenta de organização de tarefas, mas que funciona como uma “checklist”. Cada time poderá ter seu quadro no Trello e deverá mantê-lo atualizado para saber o que deve ser feito, o que está em andamento e o que já foi concluído, por exemplo, em cada semana.

 

  • Airtable:é a evolução das planilhas de Excel. Além de a plataforma oferecer diversas funções e interfaces, é fácil criar, editar e compartilhar tabelas com informações importantes. É possível adicionar etiquetas, estabelecer datas e incluir arquivos e links;

 

  • Slack: uma espécie de bate-papo para empresas. Mas é muito mais que isso. De acordo com o site da própria plataforma “no Slack, as equipes trabalham em canais, um local que centraliza o envio de mensagens, as ferramentas e os arquivos. Assim, todos economizam tempo e trabalham em equipe”. Pode haver diversos canais destinados a vários propósitos;

4 – Combata o isolamento

 

A solidão é altamente desestimulante. Em casos mais graves, pode até levar a quadros de ansiedade e depressão.

Mas como precisamos manter as pessoas em casa a dica é: agende reuniões de acompanhamento. E faça isso imediatamente e várias vezes.

As pessoas precisam reservar um tempo para estarem em contato, especialmente agora. E todos os membros sentirão uma conexão maior se puderem se ver — o que também é bom para o ânimo do time.

O tempo desses encontros precisa ser utilizado com sabedoria. As pessoas devem se preparar para as reuniões, tendo em mãos as atualizações do seu trabalho para responder quaisquer dúvidas.

De vez em quando, agende acompanhamentos com o time inteiro. Essa também é uma ótima forma de revisar e pedir ajuda nas demandas (caso necessário), além de mostrar que o time pode contar com você, com os demais gestores e uns com os outros.

5 – Esteja atento aos detalhes

A impossibilidade de se ver pessoalmente e com regularidade significa que pode haver muito mais lacunas ao compartilhar informações . É aí que entra a necessidade de uma comunicação mais detalhada e talvez redundante.

Oriente para que nas mensagens todos procurem fornecer o máximo de detalhes e especificidades para que a resposta traga exatamente as informações certas para o prosseguimento do trabalho.  É claro que cada um terá seus próprios critérios, mas é uma boa precaução mesmo que pareça excessiva.

6 – Responda Prontamente

Oriente o time para que se alguém enviar uma mensagem pedindo algo é preciso responder em um tempo razoável. Isso não quer dizer que todos precisem checar e-mails a cada cinco minutos ou a cada hora, sabotando a própria produtividade. E também é obvio que não é todo e-mail que precisa de uma resposta.

Mas manter agilidade nas respostas do que é realmente necessário além de melhorar o fluxo de informações e do trabalho, ajudará a mudar as opiniões negativas e viciadas sobre o emprego remoto.

7- Encontros e comemorações

Em breve, todo o problema ocasionado pelo “Tsunami biológico” do Corona vírus  vai passar. E todo esse aprendizado e adaptação serão de grande valia.

Muitas empresas poderão “mudar de cara “adotando permanentemente o  home office  e  alterando o modelo de gestão”. Mas não esqueça: na primeira oportunidade comemore com o time!!!

E passe a promover encontros pessoais com certa frequência. Nos eventos, poderão ser feitas dinâmicas de interação e divertimento que estimulem o entrosamento entre os colaboradores e criem relações mais próximas.

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